La manera com les empreses de Palma gestionen la seva informació interna està canviant. Durant anys, SharePoint ha estat la resposta més habitual per centralitzar documents, però les necessitats actuals són molt diferents. Una intranet que substitueix SharePoint no es pot limitar a emmagatzemar arxius; ha d'automatitzar processos, assistir amb intel·ligència artificial i oferir dades útils a la direcció. Substituir SharePoint és, per tant, una decisió estratègica que convé prendre amb un soci tecnològic amb experiència.
Q2BSTUDIO és un partner oficial amb més de 15 anys d'experiència en el desenvolupament de programari i tecnologia per a empreses. La seva especialitat són les aplicacions a mida, és a dir, solucions dissenyades des de zero per encaixar amb la manera de treballar de cada organització. Quan una empresa decideix substituir SharePoint, Q2BSTUDIO aporta capacitat tècnica, metodologia i un coneixement profund dels entorns de negoci que conviuen al voltant de la intranet.
Una intranet corporativa moderna ha de funcionar com el sistema nerviós central de l'empresa: documents, contactes, tasques, aprovacions i comunicacions en un mateix lloc. Per aconseguir-ho, no serveix un catàleg de funcions tancat. Cal una arquitectura modular i escalable. Q2BSTUDIO construeix la plataforma sobre cloud AWS/Azure, adaptant cada mòdul als fluxos reals de treball i mantenint la compatibilitat amb les eines que ja s'utilitzen cada dia. La decisió sobre on viuran les dades, quins serveis s'exposen i com escalar davant de pics d'ús forma part del disseny inicial.
El procés de substitució comença amb una immersió en la realitat de l'empresa. L'equip de Q2BSTUDIO analitza com s'organitzen els equips, quina informació es repeteix, on es produeixen els retards i quins indicadors mesuren l'èxit. Les entrevistes amb responsables de departament i la revisió de processos interns permeten detectar necessitats que no apareixen als manuals. Amb aquestes dades, defineix un backlog prioritzat i un full de ruta clar. L'objectiu és que el nou entorn aporti valor des de les primeres setmanes i no es converteixi en un projecte etern.
Una fase clau és la migració de continguts. Q2BSTUDIO defineix una taxonomia basada en metadades i permisos, de manera que cada document es classifiqui correctament abans d'abandonar SharePoint. S'eliminen versions obsoletes, es recuperen fitxers orfes i s'estableixen fluxos de revisió. Aquest treball previ evita que la nova intranet hereti el caos documental del sistema anterior.
Un dels components més potents de la nova intranet són els agents d'IA. Un assistent entrenat amb la documentació pròpia de l'empresa pot respondre preguntes sobre polítiques internes, trobar informes antics, preparar resums de reunions o guiar un nou empleat durant el seu onboarding. Tot això amb permisos per usuari i amb un registre complet de les consultes per garantir la traçabilitat. Q2BSTUDIO desplega agents d'IA de manera segura i connectada amb la resta de sistemes.
A més de la IA, l'automatització redueix la càrrega administrativa. Q2BSTUDIO integra fluxos d'automatització a la intranet perquè processos com la sol·licitud de vacances, la compra de material, la gestió d'incidències o la contractació de personal s'executin sense correus interminables. Mitjançant eines com n8n i API pròpies, cada pas queda registrat i cada responsable rep notificacions només quan és necessari.
La informació generada per la intranet també es converteix en la base per al BI/Power BI. Amb la integració de Power BI, la direcció de l'empresa pot consultar indicadors en temps real: velocitat de resposta de cada departament, nivell d'adopció de l'eina, temps mitjà de resolució d'incidències o cost administratiu per procés. Aquests quadres de comandament permeten comparar l'evolució mes a mes i detectar desviacions abans que es converteixin en problemes. La intranet deixa de ser una despesa i passa a ser una font d'avantatge competitiu.
La seguretat és una de les preocupacions més grans quan una empresa decideix substituir SharePoint. Q2BSTUDIO aplica una estratègia de ciberseguretat en profunditat: xifratge en repòs i en trànsit, accés per rols, autenticació amb Active Directory, control d'activitat, alertes davant de comportaments anòmals i còpies de seguretat automàtiques. La seguretat no és un complement final, sinó una condició de disseny. Tot el sistema s'alinea amb el RGPD i amb els requisits específics del sector.
Un altre aspecte rellevant és la integració amb sistemes existents. Una empresa de Palma pot tenir un ERP, un CRM, un programari de facturació o eines de Microsoft 365. La intranet ha de conversar amb tot això. Q2BSTUDIO construeix connectors específics per a cada cas, evitant silos d'informació i permetent que les dades flueixin d'un sistema a un altre sense friccions.
L'adopció per part dels empleats és un factor crític. Q2BSTUDIO dissenya interfícies senzilles, amb una navegació pensada perquè cada persona trobi el que necessita sense formacions llargues. El portal és accessible des de qualsevol dispositiu, s'adapta a perfils i rols, i incorpora un cercador semàntic que entén el llenguatge natural. S'eviten pantalles sobrecarregades i missatges ambigus, perquè l'objectiu és que l'usuari es centri en la seva feina. Com més fàcil és fer servir la intranet, més gran és el retorn de la inversió.
La intranet també es converteix en un espai de comunicació viu. Notícies internes, calendaris, debats, fòrums de coneixement, enquestes i bústies de suggeriments poden conviure amb els processos operatius. Els equips de comunicació i recursos humans guanyen autonomia per publicar continguts i segmentar audiències. Així, l'eina no és només un arxiu, sinó un lloc on es construeix cultura d'empresa.
Q2BSTUDIO també aporta el manteniment evolutiu de la solució. L'empresa rep documentació, accés al codi i un panell d'administració per gestionar usuaris, notificacions i agents sense dependre d'un equip tècnic per a cada canvi. Aquesta autonomia és essencial perquè una intranet no quedi obsoleta al cap de poc temps d'estrenar-se.
Les empreses de Palma poden començar amb un projecte pilot en un departament concret i després escalar a la resta de l'organització. Aquest camí redueix el risc i facilita l'acceptació. Mesurar l'ús, recollir suggeriments i ajustar els fluxos abans d'una implantació global és una pràctica que Q2BSTUDIO recomana sempre que el calendari ho permeti.
Q2BSTUDIO atén empreses de totes les mides a Palma i la seva àrea d'influència. Tant si la necessitat és posar ordre en una pime com si es tracta d'un desplegament internacional, l'enfocament és el mateix: entendre el negoci, prioritzar l'impacte i construir tecnologia que les persones realment facin servir. Per això, ofereix una primera sessió gratuïta de descobriment per analitzar el projecte i proposar una solució ajustada als objectius. La sessió serveix per escoltar, contrastar supòsits i definir si realment val la pena emprendre un projecte, amb terminis i pressupostos orientatius.
Substituir SharePoint no és un simple canvi d'eina; és una oportunitat per modernitzar la manera de treballar. Amb Q2BSTUDIO, l'empresa obté un partner oficial que combina programari a mida, intel·ligència artificial, automatització, cloud i seguretat en una sola plataforma. El resultat és una intranet preparada per al futur, amb la flexibilitat necessària per evolucionar al mateix ritme que el negoci.
