La digitalització de la teva empresa no és un projecte exclusivament tècnic. Encara que es basi en plataformes, programari i dades, el canvi real passa quan les persones de l'organització adopten noves formes de treballar. Abans de triar una eina, convé definir qui participarà en la transformació. Un equip ben format redueix riscos, accelera la implantació i assegura que els resultats es mantinguin en el temps. La tecnologia importa, però les persones decideixen si la digitalització funciona o queda en un intent.
El primer perfil imprescindible és el patrocinador executiu. Aquesta persona no gestiona el dia a dia del projecte, però té pressupost, autoritat i visió de negoci. La seva funció principal és desbloquejar obstacles, prioritzar la iniciativa davant d'altres urgències i comunicar la importància de la transformació a tota l'empresa. Sense un patrocinador executiu, un projecte de digitalització acostuma a perdre impuls quan apareixen les primeres resistències. Ha de ser algú capaç de prendre decisions ràpides i d'alinear la digitalització amb els objectius estratègics de la companyia.
El segon rol essencial és el responsable del procés o producte. És la persona que coneix al detall com funciona avui el flux que es vol digitalitzar, des de les entrades i sortides fins a les excepcions. Aquest perfil defineix els criteris d'èxit, prioritza les funcionalitats i valida cada lliurament. També actua com a pont entre els usuaris i els desenvolupadors. Si no existeix aquest rol, el projecte pot derivar en una solució que ningú no vol o que no resol el problema real. Cal alliberar-li part de la càrrega operativa perquè pugui dedicar temps al projecte.
Els usuaris de negoci de les àrees afectades són el tercer grup. Ells saben quines tasques són manuals, quines dades falten i quins camins alternatius no funcionen. Incloure usuaris reals des del principi permet detectar requisits ocults i evitar resistències al canvi. No n'hi ha prou amb informar-los al final; han de participar en tallers, proves i millores. La seva experiència converteix un sistema teòricament correcte en una eina útil. A més, els usuaris clau poden actuar com a ambaixadors interns que formen els companys i faciliten l'adopció.
L'àrea de TI o suport tècnic també ha de ser a l'equip. Encara que la solució sigui al núvol, és imprescindible validar l'arquitectura, les integracions, la seguretat i el manteniment. Aquest equip coneix les aplicacions existents, les bases de dades i les polítiques internes. La seva participació primerenca evita integracions fràgils, problemes de rendiment i costos ocults. A més, TI pot anticipar com encaixaran les noves capacitats amb els sistemes actuals. Ignorar TI sol generar pedaços i solucions paral·leles que acaben sent difícils de mantenir.
En entorns digitals, la ciberseguretat no és un complement: és una condició. L'equip del projecte ha d'incloure responsables de seguretat o consultors externs quan l'empresa no tingui aquest perfil a la plantilla. Cal avaluar els riscos des del disseny, protegir les dades en trànsit i en repòs, i definir qui pot accedir a quina informació. Si l'organització utilitza infraestructura cloud AWS/Azure, és obligatori configurar correctament els permisos i la monitorització. Una fallada de seguretat pot destruir en dies la confiança que la digitalització triga anys a construir.
El perfil de compliment, riscos o legal és necessari quan la digitalització afecta dades personals, facturació electrònica, contractes o sectors regulats. Incloure aquestes persones des de l'inici redueix retreballs. Per exemple, una aplicació que emmagatzema dades de clients necessita dissenyar el consentiment, els terminis de conservació i el dret a l'oblit des de la primera versió. Si arribem al final del projecte amb dubtes legals, probablement caldrà redissenyar parts senceres. Val més invertir unes hores de compliment al principi que patir sancions o bretxes de dades després.
Un rol que moltes empreses obliden és el del responsable de dades i reporting. La digitalització genera informació nova i més precisa, però només té valor si s'exploten. Aquest perfil defineix les mètriques clau, valida la qualitat de les dades i crea quadres de comandament amb eines de BI/Power BI. Gràcies a aquesta visibilitat, la direcció pot prendre decisions basades en fets i no en intuïcions. Si ningú no cuida les dades, el sistema serà ràpid, però no necessàriament intel·ligent.
La participació interna s'ha de complementar amb un soci tecnològic extern. Una empresa de desenvolupament de programari i tecnologia com Q2BSTUDIO aporta experiència contrastada en el desenvolupament d'aplicacions a mida, automatització de processos, IA i integracions. El seu equip treballa juntament amb el responsable del procés i TI per dissenyar una solució que encaixi amb la cultura de la companyia. A més, pot incorporar agents d'IA per a tasques repetitives, anàlisi de documents o atenció al client. Comptar amb aquest suport evita dependre d'un únic proveïdor de llicències i permet construir avantatges competitius propis.
Tenir els perfils correctes no n'hi ha prou: cal governança. Un grup de seguiment reduït, amb reunions periòdiques, permet prioritzar, detectar riscos i celebrar avenços. És útil definir un model RACI per a cada tasca: qui és responsable, qui ret comptes, a qui es consulta i a qui s'informa. Aquesta matriu evita malentesos i solapaments. La comunicació també forma part de la governança. Publicar l'objectiu, l'abast i els èxits manté l'organització alineada i redueix la por al canvi.
En una pime, els rols poden concentrar-se en menys persones. El propietari pot actuar com a patrocinador executiu i el gerent com a responsable del procés. És normal que els usuaris també formin part de TI. L'important no és crear una gran estructura, sinó cobrir totes les funcions: decisions, coneixement del procés, suport tècnic, seguretat i dades. Si un perfil no existeix internament, es pot externalitzar. Q2BSTUDIO pot assumir aquest paper amb un model adaptat a la mida i la maduresa digital de cada empresa.
Els projectes de digitalització fallen quan es salta algun d'aquests rols. Per exemple, si el patrocinador no té pressupost, el projecte s'atura. Si els usuaris no participen, la solució es rebutja. Si TI arriba tard, la integració es complica. Si no hi ha responsable de dades, els informes no serveixen. I si no hi ha soci tecnològic, l'equip perd velocitat. Reconèixer aquests errors abans de començar ajuda a dissenyar un pla més realista.
Una manera pràctica de començar és triar un procés concret, com la gestió de factures o la incorporació de clients, i muntar un equip petit. Definir el patrocinador, el responsable del procés, dos usuaris de negoci, un representant de TI i un suport extern. Amb aquest grup es pot mapejar el flux actual, identificar els punts de dolor i llançar una primera versió amb aplicacions a mida o un mòdul específic. L'experiència obtinguda serveix per estendre la digitalització a altres àrees amb més confiança. També és un bon moment per explorar solucions d'IA que aportin resultats ràpids i mesurables.
En resum, digitalitzar una empresa és un exercici d'equip. La tecnologia s'ha de triar en funció de les persones que l'han d'utilitzar, mantenir i explotar. Sense una definició clara de rols, fins i tot la millor plataforma pot fracassar. Amb un patrocinador fort, un responsable de procés implicat, usuaris reals, TI integrada, compliment primerenc, dades governades i un soci com Q2BSTUDIO, la digitalització deixa de ser un projecte i es converteix en una capacitat permanent.
