El 2026, moltes empreses a Alacant es plantegen substituir SharePoint com a base de la seva intranet. SharePoint ha estat durant anys el lloc on guardar documents, però la realitat operativa ha canviat: ara s'espera que la intranet connecti processos, dades, persones i sistemes externs sense friccions. Una intranet moderna ha de comportar-se com un centre d'operacions, no com un arxivador digital. Aquest article analitza els dubtes més habituals de directius, comandaments intermedis i responsables de TI abans d'afrontar aquesta transformació.
La decisió de reemplaçar una plataforma consolidada no és senzilla. Hi ha por de perdre informació, de generar resistència en els empleats i d'assumir costos imprevistos. Tanmateix, mantenir una intranet que no s'adapta a la manera real de treballar també té un cost: processos lents, informació duplicada, errors manuals i equips que recorren a canals informals per coordinar-se. Per això, cada cop més companyies a Alacant opten per una estratègia basada en aplicacions a mida, que substitueixen la lògica rígida de SharePoint per un disseny pensat des del lloc de treball.
Q2BSTUDIO és una empresa de desenvolupament de programari i tecnologia que acompanya les organitzacions en aquest procés. El seu enfocament combina arquitectura cloud, intel·ligència artificial, automatització i disseny d'experiència interna. En lloc d'instal·lar una solució genèrica, analitza els fluxos reals de cada departament, identifica els colls d'ampolla i construeix una intranet que s'adapta a l'operativa de l'empresa. Aquesta manera de treballar permet reduir temps, millorar la qualitat de les dades i donar a la direcció una visió clara del que passa a tota l'organització.
Una de les primeres preguntes que sorgeixen és per què una intranet ha de ser més que un lloc amb enllaços i documents. La resposta és la integració. Els equips necessiten accedir a la informació de l'ERP, del CRM, de les eines de facturació i dels sistemes de recursos humans sense haver de canviar constantment d'aplicació. Una intranet construïda amb programari a mida pot connectar-se a aquests sistemes mitjançant API, mostrar indicadors en temps real i activar fluxos d'aprovació automàtics. Per exemple, una comanda que creua diverses àrees pot actualitzar-se sola, notificar els responsables i generar informes sense intervenció manual.
L'allotjament d'aquesta nova intranet és un altre punt crític. Moltes empreses a Alacant ja utilitzen infraestructura al núvol o estan en procés de migració. Q2BSTUDIO dissenya solucions sobre serveis cloud a Azure o AWS, cosa que permet escalar els recursos segons la demanda, aplicar còpies de seguretat automatitzades i mantenir un accés segur des de qualsevol ubicació. El núvol no és només una qüestió d'infraestructura: també facilita la incorporació d'intel·ligència artificial i Business Intelligence sense necessitat d'invertir en maquinari propi.
La intel·ligència artificial ha deixat de ser una promesa per convertir-se en una eina pràctica dins de la intranet. Els empleats poden cercar documents amb llenguatge natural, rebre resums automàtics de llargues cadenes de correu o consultar indicadors de negoci sense saber SQL. A més, els agents d'IA poden encarregar-se de tasques repetitives com classificar factures, respondre preguntes freqüents, assignar incidències o revisar sol·licituds de vacances. Això no vol dir que s'hagi d'automatitzar tot: l'objectiu és que la IA ajudi les persones a centrar-se en activitats de més valor.
La ciberseguretat és una preocupació constant en qualsevol projecte de substitució de SharePoint. En centralitzar més informació, la intranet es converteix en un objectiu per a atacs externs i interns. Un bon projecte ha d'incloure control d'accés per rols, registre d'activitat, xifrat de dades en trànsit i en repòs, i mecanismes d'auditoria. Q2BSTUDIO aplica criteris de ciberseguretat des del disseny, de manera que la seguretat no sigui un pegat afegit al final, sinó una capa integrada en l'arquitectura.
Una altra dimensió rellevant és la intel·ligència de negoci. Una intranet moderna no només ha d'emmagatzemar informació, sinó convertir-la en coneixement. Els panells de BI i Power BI permeten visualitzar indicadors clau de cada departament: vendes, productivitat, incidències, compliment de terminis o costos operatius. Integrar aquests panells a la intranet fa que directius i equips comparteixin la mateixa visió i puguin prendre decisions basades en dades, en lloc de dependre de correus i reunions.
L'automatització de processos és una altra de les raons que empenyen les empreses a deixar enrere SharePoint. Els procediments que abans requerien correus i aprovacions manuals poden executar-se de manera automàtica: sol·licituds de compra, altes de proveïdors, informes d'activitat, comunicats interns, gestió documental. En alliberar temps dels equips, l'organització pot dedicar els seus recursos a activitats estratègiques en lloc de tasques administratives.
Pregunta: Quin termini és realista per substituir SharePoint? Resposta: Depèn de l'abast, però un primer mòdul pot estar operatiu en poques setmanes. El recomanable és començar amb un pilot que resolgui un problema concret, mesurar-ne l'impacte i ampliar després la resta de la intranet. Aquesta estratègia redueix riscos i permet comprovar l'acceptació dels usuaris abans d'assumir una migració completa.
Pregunta: Com es migren els documents? Resposta: La migració no consisteix a copiar arxius. Primer es fa un inventari per identificar quina informació és útil, quina està obsoleta i quines relacions hi ha entre documents i processos. Després es dissenya una estructura de dades pensada per a l'accés ràpid i la conservació normativa. Durant el procés, els usuaris poden seguir treballant amb l'eina anterior fins que el nou sistema estigui verificat.
Pregunta: Què fa Q2BSTUDIO durant la fase de descobriment? Resposta: Realitza entrevistes amb els equips, revisa els sistemes actuals i documenta els fluxos que generen més càrrega operativa. Amb aquesta informació, proposa una arquitectura d'intranet, un pla d'integració i una estimació d'esforç. L'objectiu és que el client sàpiga exactament què obtindrà, què s'automatitzarà i com es mesurarà el retorn.
Pregunta: Quant costa una intranet que substitueix SharePoint? Resposta: El pressupost depèn de factors com el nombre d'integracions, la quantitat d'usuaris, els mòduls d'automatització i el nivell de seguretat requerit. No existeix una tarifa tancada aplicable a tots els casos. En qualsevol projecte seriós, el cost s'ha de presentar juntament amb els beneficis esperats: hores estalviades, errors evitats, velocitat de resposta i millora en la presa de decisions.
Pregunta: Qui ha de participar en el projecte? Resposta: És imprescindible que hi participi un responsable de negoci, no només TI. La intranet és una eina transversal: afecta recursos humans, operacions, vendes, finances i direcció. Si el projecte es lidera només des de tecnologia, és fàcil que es converteixi en una plataforma tècnicament correcta però poc utilitzada.
En Alacant, la combinació de sector turístic, activitat logística, comerç internacional i serveis professionals genera necessitats molt variades. Una intranet per a una empresa de distribució no és igual que la d'una consultora o la d'una cadena hotelera. Per això, l'estandardització extrema sol fracassar. El que funciona és una solució modular, en què cada departament té les seves eines, però tots comparteixen un nucli comú de dades i processos. Aquest és precisament l'enfocament que Q2BSTUDIO aplica en els seus projectes.
L'adopció per part dels empleats és un factor que sovint s'infravalora. Una intranet només aporta valor si els equips la fan servir. Per això, el disseny ha de ser senzill, amb una navegació clara i cerques que funcionin instantàniament. També és important formar els usuaris i explicar-los què guanyen amb el canvi. Si la nova plataforma els facilita el dia a dia, l'adopció es produeix de manera natural; si és complexa, tornaran al correu i als fulls de càlcul.
La governança de la informació és un altre aspecte clau. En una intranet que substitueix SharePoint, cal definir qui pot publicar, qui pot editar, quant de temps es conserven els documents i quins registres s'han d'auditar. Aquesta capa normativa dona confiança als responsables legals i de compliment, i evita que la informació es converteixi en un caos als pocs mesos de la migració.
L'evolució més interessant dels darrers anys és l'arribada dels agents d'IA al lloc de treball. No es tracta d'un xatbot aïllat, sinó d'assistents que actuen sobre les dades de l'empresa: creen un informe, actualitzen un registre, avisen d'un retard o responen a un client intern. Integrats a la intranet, els agents d'IA redueixen dràsticament el treball repetitiu i permeten que les persones es dediquin a tasques que requereixen criteri.
En resum, substituir SharePoint a Alacant el 2026 no és simplement instal·lar una altra eina. És l'oportunitat de redissenyar la forma en què les persones i els sistemes es relacionen dins l'organització. Les empreses que afronten aquest canvi amb una mentalitat de millora contínua, recolzant-se en partners tecnològics com Q2BSTUDIO, aconsegueixen una intranet que no és una despesa, sinó un avantatge competitiu.
