Avaluar proveïdors d'intranet que substitueixin SharePoint exigeix anar més enllà de la interfície. Una intranet moderna és la columna vertebral digital de l'empresa: connecta persones, processos, dades i sistemes. Quan la decisió es pren només des de TI, hi ha el risc de triar una plataforma maca però difícil de mantenir. Quan es decideix només des del negoci, se subestimen la seguretat i la integració. L'avaluació correcta combina criteris tècnics, econòmics i d'experiència d'usuari.
Substituir SharePoint de manera efectiva no és un projecte de migració d'arxius, sinó una transformació de la manera com les persones accedeixen al coneixement i executen la seva feina. Les empreses volen una intranet que unifiqui notícies, documents, processos i dades. Això implica planificar la governança de la informació, la gestió d'identitats i la integració amb els sistemes operatius de la companyia. Sense aquests fonaments, qualsevol inversió quedarà aïllada i perdrà valor a llarg termini.
El primer criteri per avaluar un proveïdor és l'experiència real en entorns corporatius, no només demos. Cal preguntar per projectes on hagin integrat una intranet amb directoris actius, plataformes CRM o ERPs com SAP, Odoo o Microsoft Dynamics. Un bon proveïdor sap que la lògica de negoci no viu només al front-end; viu a les API, als permisos i als fluxos d'aprovació. Per això la documentació i les referències han de demostrar capacitat per operar en entorns complexos.
El segon criteri és l'arquitectura. Una intranet s'ha de construir amb una base modular i escalable. Moltes organitzacions opten per aplicacions a mida per evitar dependre d'un fabricant i adaptar cada mòdul als seus processos. També cal avaluar si el proveïdor domina el núvol AWS/Azure, perquè la infraestructura determinarà la latència, la disponibilitat i el cost operatiu. Un núvol ben gestionat permet desplegar entorns de desenvolupament, producció i contingència amb agilitat.
El tercer criteri és la integració de la IA i l'automatització. La diferència entre una intranet tradicional i una de moderna és la capacitat d'anticipar-se a l'usuari: suggerir documents, resumir llargues cadenes de correu, automatitzar tasques repetitives i facilitar els fluxos d'aprovació. Aquí entren en joc els agents d'IA, que actuen com a assistents capaços d'executar processos sobre els sistemes de l'empresa. Un proveïdor amb experiència en solucions d'IA i en generació augmentada per recuperació (RAG) podrà crear cercadors semàntics que entenguin preguntes en llenguatge natural, cosa imprescindible quan el volum d'informació és alt.
A més de la IA, l'automatització de processos ha d'estar connectada amb la intranet. Un full de càlcul no pot governar un flux d'aprovació; la intranet s'ha d'integrar amb eines d'orquestració com n8n o Power Automate perquè les tasques s'executin en funció dels esdeveniments. El proveïdor ha d'explicar com evita els silos i com connecta la intranet amb la resta de l'ecosistema, incloses les fonts de dades de BI. En aquest punt, l'experiència en Business Intelligence i Power BI és valuosa: els indicadors d'activitat i de rendiment han d'arribar als quadres de comandament executius de manera automàtica i fiable.
El quart criteri és la ciberseguretat. Una intranet concentra informació confidencial, per la qual cosa la seguretat no pot ser un accessori. El proveïdor ha de presentar un model d'amenaces, un esquema d'accés basat en rols, auditoria d'esdeveniments i un pla davant d'incidents. A més, si la IA es connecta amb dades on-premises, calen mecanismes com VPN i endpoints privats. Les polítiques de compliment, com el RGPD, han d'estar integrades al disseny, no afegides al final. Un proveïdor que parli de ciberseguretat amb concreció, i no només amb termes genèrics, transmet més confiança.
El cinquè criteri és la metodologia de treball. Els projectes d'intranet fallen quan es lliuren de cop i sense validació. Un bon proveïdor comença amb un descobriment dels processos actuals, identifica els indicadors base i defineix els colls d'ampolla. Després proposa un lliurament per fases, amb un producte mínim viable en poques setmanes. Això permet obtenir resultats aviat i anar ajustant l'abast. També cal preguntar com gestionen els canvis de requisits i quina eina de comunicació utilitzen durant el desenvolupament.
El sisè criteri és el suport i l'operació. Una intranet no acaba quan es publica; cal mantenir-la, evolucionar-la i garantir-ne la disponibilitat. Pregunteu al proveïdor pels acords de nivell de servei, els temps de resposta i el model de transferència de coneixement. Les empreses volen ser autònomes per gestionar els continguts i, en alguns casos, per configurar les opcions d'IA. Un portal d'administració ben dissenyat redueix la dependència de l'equip tècnic i permet que les persones de negoci ajustin els seus processos sense escriure codi.
El setè criteri és el cost total. Comparar pressupostos només per la inversió inicial pot portar a errors. Cal incloure el cost d'integració, manteniment, formació, infraestructura i actualitzacions. Un proveïdor seriós lliura un cas de negoci amb indicadors clars i termini estimat de retorn. Si no es pot mesurar l'impacte, és difícil justificar-lo davant la direcció financera. En projectes d'intranet, el retorn sol aparèixer per la reducció de temps a buscar informació, l'acceleració de la incorporació d'empleats i l'eliminació de tasques manuals.
Finalment, les referències i la prova de concepte són innegociables. Un bon proveïdor ha d'oferir el contacte de clients que hagin fet projectes similars i estar disposat a fer un pilot amb dades reals. Durant la prova, observeu si l'equip escolta, si formula preguntes sobre el negoci o si es limita a ensenyar una demo. El millor senyal d'èxit és la capacitat d'adaptar la solució al context, no la bellesa de la presentació.
Per organitzar l'avaluació, cal reunir perfils de negoci, TI i seguretat. Definiu junts els criteris d'èxit, els riscos i les prioritats. Un error comú és demanar als proveïdors una llista de funcions infinita; en realitat, la pregunta clau és quin problema resol i com es mesura. Establir els KPIs abans de començar permet comparar opcions amb objectivitat i evita perdre el focus durant la negociació.
Q2BSTUDIO aborda aquest tipus de projectes amb una combinació d'enginyeria de programari, IA i consultoria de negoci. En lloc de vendre una llicència, dissenya un full de ruta que comença amb el mapeig de fluxos, segueix amb un MVP ràpid i acaba amb una solució integrada en el paisatge tecnològic del client. El seu enfocament inclou API segures, models d'IA privats, automatització de processos i quadres de comandament perquè la direcció tingui visibilitat. També incorpora ciberseguretat des de l'inici, amb auditories i bones pràctiques de desplegament al núvol.
Q2BSTUDIO entén que l'objectiu no és substituir SharePoint per una altra eina, sinó crear una intranet que aporti valor mesurable a l'organització. Per això treballa amb equips del client per definir indicadors d'impacte abans d'escriure codi. Els resultats solen manifestar-se en processos més ràpids, menys errors operatius, millor accés al coneixement i una major adopció de la IA dins les rutines de treball. Aquesta visió pràctica converteix la tecnologia en una palanca de negoci i no en una despesa sense retorn.
En resum, avaluar proveïdors d'intranet que substitueixin SharePoint és un exercici multidisciplinari. Cal analitzar l'experiència, l'arquitectura, la IA, la seguretat, la metodologia, el suport i el cost total. Una decisió encertada millora l'eficiència operativa i prepara l'empresa per aprofitar la intel·ligència artificial de manera segura. Dediqueu temps a la fase d'avaluació, feu preguntes difícils i exigeu proves tangibles. Així, la nova intranet serà molt més que un web intern: serà el centre de treball digital de l'organització.
