Substituir SharePoint per una intranet moderna obliga a respondre primer una pregunta menys tècnica del que sembla: qui ha de participar en el projecte. Les empreses que encerten amb aquesta resposta aconsegueixen terminis més curts, menys fricció interna i una adopció real per part de les persones treballadores. Les que la ignoren solen acabar amb una plataforma tècnicament correcta però buida. Per això, abans de parlar d'arquitectura, cal definir perfils, responsabilitats i l'abast de cada decisió. L'experiència de Q2BSTUDIO en aplicacions a mida demostra que un comitè de projecte ben format és el primer factor d'èxit.
El patrocinador executiu és la persona que pot desbloquejar pressupost, eliminar barreres i connectar l'estratègia amb l'operació. No participa en totes les reunions, però ha d'aparèixer quan cal una decisió política o una prioritat contradictòria. El seu mandat és clau perquè el projecte no quedi atrapat en l'agenda d'un departament. Sense aquest rol, una intranet que substitueix SharePoint sol perdre impuls al tercer mes, quan les urgències del negoci competeixen amb el calendari de lliuraments.
Cada iniciativa necessita una persona responsable del resultat, no només de les tasques. En aquest cas, el product owner de la intranet defineix el roadmap, prioritza les funcionalitats i decideix què es construeix primer. Ha de conèixer prou els processos interns per representar el conjunt de l'organització. També ha d'estar facultat per dir que no a peticions que no aporten valor. Q2BSTUDIO treballa amb aquest perfil per traduir necessitats reals en històries d'usuari mesurables, evitant que el proveïdor hagi d'endevinar què necessita l'empresa.
La intranet s'utilitza cada dia. Per això, l'equip de projecte ha d'incloure persones dels departaments afectats: operacions, atenció al client, recursos humans, finances o direcció comercial. Aquests perfils ajuden a validar prototips, detectar friccions reals en els fluxos de treball i dissenyar processos d'onboarding. No han de ser només els directius, perquè l'ús diari és a les persones que operen. És recomanable incloure tant perfils proactius com escèptics, perquè els primers contagien energia i els segons eviten que es prenguin decisions basades només en una visió optimista.
El departament de TI i els especialistes en ciberseguretat han de participar en la definició de l'arquitectura, les integracions i el model de permisos. Una intranet que substitueix SharePoint necessita connectar-se amb Active Directory, Microsoft Teams, eines de correu i sistemes com SAP o Salesforce. A més, si l'empresa utilitza serveis al núvol d'AWS o Azure, cal acordar la ubicació de les dades, les credencials i les polítiques d'accés. Q2BSTUDIO aporta aquí un perfil sènior d'arquitectura, amb experiència en ciberseguretat i en entorns híbrids, perquè la solució compleixi tant els requisits funcionals com els tècnics.
La intel·ligència artificial no es desplega sola. Si la intranet incorpora agents d'IA o cerques semàntiques, algú ha de tenir cura de la qualitat de les dades, definir quines fonts són fiables i supervisar les respostes automàtiques. També convé nomenar un responsable de BI que dissenyi els quadres de comandament i sàpiga interpretar les mètriques d'ús i rendiment. En aquest punt, els dashboards de Power BI permeten visualitzar indicadors de negoci i nivell d'adopció; el valor de la plataforma es demostra amb dades, no amb opinions. Q2BSTUDIO inclou aquests perfils en la governança perquè els quadres de comandament a Power BI s'alimentin de processos, no de fulls solts.
Quan la intranet gestiona informació personal o està subjecta a regulació sectorial, cal incorporar els perfils de compliment o protecció de dades des de l'inici. No com un control final, sinó com a part del disseny: rols i permisos, accés a expedients, auditoria i possible intervenció humana en fluxos automatitzats. La participació primerenca d'aquestes persones evita retreballs costosos i genera confiança en el comitè de direcció. A més, la gestió del canvi requereix que algú assumeixi la comunicació interna, la formació i l'acompanyament als equips.
El partner extern aporta visió, mètode i capacitat d'execució. Q2BSTUDIO participa com un equip d'enginyeria i consultoria, no només com un venedor de llicències. Els seus projectes combinen desenvolupament d'aplicacions a mida, IA, automatització de processos i ciberseguretat. En una substitució de SharePoint, ajuda a definir el MVP, l'arquitectura d'integracions i un portal d'administració perquè els usuaris de negoci gestionin fluxos i models d'IA amb autonomia. També forma els equips interns perquè l'empresa no depengui d'una sola persona ni d'una tecnologia tancada.
La formació no és un afegit final. Una intranet que substitueix SharePoint requereix un pla de capacitació en diferents nivells: usuaris finals, administradors i persones que gestionaran els models d'IA. Cada grup necessita entendre què pot fer, què no ha de fer i com resoldre incidències. Q2BSTUDIO dissenya sessions pràctiques i documentació adaptada a cada organització, amb l'objectiu que el coneixement quedi dins de l'empresa. Quan la formació es planifica des de l'inici, la corba d'adopció s'escurça i l'equip de TI rep menys preguntes repetitives.
Un projecte d'aquestes característiques funciona millor amb un grup petit de direcció: patrocinador, responsable del producte, un representant de TI i el soci tecnològic. El grup es reuneix cada dues setmanes per revisar avenços, decidir prioritats i resoldre impediments. Les decisions importants han de quedar registrades, amb responsable i data. Aquest mecanisme no és burocràcia; és el que evita que la substitució de SharePoint s'allargui sense control. A les primeres sessions es defineixen els indicadors d'èxit, els criteris d'acceptació i el pla de desplegament per fases.
A més dels perfils anteriors, convé incloure un administrador intern de la plataforma. Aquesta persona resol permisos, gestiona les altes i baixes, i fa de pont entre els usuaris i l'equip tècnic. En intranets que substitueixen SharePoint, aquest rol és especialment útil perquè accelera les incidències i evita que el departament de TI saturi el seu backlog. Si l'empresa encara no disposa d'aquest perfil, el projecte pot contemplar la seva formació des de l'inici, aprofitant les eines d'administració que lliura Q2BSTUDIO.
La resposta a qui ha de participar és simple: tots els que poden influir en el resultat i tots els que l'han de mantenir després. Un patrocinador, un responsable, usuaris, TI, seguretat, dades i compliment. Amb un proveïdor que sumi experiència en tecnologia i negoci. Si l'organització defineix bé aquests rols, la intranet deixa de ser una substitució tècnica i es converteix en una palanca d'eficiència. Q2BSTUDIO acompanya aquest procés amb un equip multidisciplinari i una metodologia orientada a resultats mesurables des de les primeres setmanes.
