Per a moltes organitzacions, SharePoint va ser la primera experiència de portal corporatiu. Fitxers compartits, llocs d'equip, biblioteques de documents i alguns fluxos senzills d'aprovació van cobrir les necessitats durant anys. Tanmateix, l'escenari actual és diferent. Les empreses operen en entorns híbrids, necessiten connectar dades entre departaments, automatitzar tasques repetitives i oferir als empleats una experiència semblant a la que tenen com a consumidors. Per això, el terme substituir SharePoint ja no es refereix únicament a canviar una eina per una altra, sinó a transformar la intranet en un sistema central que impulsi la productivitat, la comunicació i el coneixement corporatiu. Trobar el millor soci tecnològic per a aquest repte exigeix una avaluació acurada de capacitats, metodologia i visió de negoci.
Un error freqüent és buscar simplement un proveïdor que sàpiga instal·lar una plataforma. La intranet moderna és un producte digital crític: gestiona identitats, permisos, informació sensible i fluxos de decisió. Un bon soci ha de pensar el projecte des de l'experiència de l'empleat i des de l'arquitectura tècnica, combinant disseny, desenvolupament de programari, integració de dades i seguretat. No n'hi ha prou de migrar carpetes. Cal dissenyar un espai on les persones puguin trobar respostes, col·laborar i executar processos sense fricció.
El primer pas per triar bé és definir el problema. No totes les empreses necessiten el mateix. Unes volen accelerar la incorporació de nous empleats; d'altres necessiten centralitzar polítiques, procediments i coneixement de producte; d'altres necessiten automatitzar aprovacions, informes o peticions internes. Abans de contactar amb candidats, convé redactar una llista d'objectius mesurables: reduir el temps de localització d'informació, disminuir correus interns, eliminar passos manuals en processos de RRHH o finances, o millorar la visibilitat d'indicadors per als directius. Aquesta claredat inicial permet distingir entre un soci estratègic i un simple instal·lador.
La qüestió següent és la capacitat tècnica. Una intranet corporativa actual es recolza en APIs, sistemes d'autenticació, enterprise service buses o event brokers, bases de dades i serveis cloud. El soci ha de dominar el desenvolupament d'aplicacions a mida, perquè una solució estandarditzada no sempre encaixa amb els processos específics de cada empresa. A més, ha de tenir experiència en cloud, ja que la infraestructura es pot desplegar en AWS, Azure o un entorn híbrid. La capacitat de dissenyar una arquitectura escalable, segura i mantenible és més important que la quantitat de mòduls que un producte pugui oferir.
També cal observar com treballa l'equip en la pràctica. Un bon soci comença amb un descobriment orientat al negoci, no amb una presentació comercial. Durant aquesta fase, ha de preguntar pels fluxos actuals, els punts de dolor, les integracions amb ERP, CRM, Active Directory o Microsoft Teams, i els criteris d'èxit. Després proposa una arquitectura i un full de ruta amb lliuraments incrementals. Desconfieu dels projectes en cascada que prometen un resultat final al cap de molts mesos. Les intranets modernes es construeixen per iteracions: primer un producte mínim viable que resolgui el problema principal, i després millores contínues basades en dades.
La integració és un dels grans reptes quan se substitueix SharePoint. Tot i que la intranet substitueixi l'experiència d'usuari, no té per què eliminar els sistemes existents. El més habitual és connectar SharePoint, Teams, Office 365, Active Directory, sistemes ERP, CRM, bases de dades pròpies i eines de tercers. La intranet es converteix així en la capa unificada que presenta la informació i permet actuar, mentre les dades romanen en les fonts originals. Per aconseguir-ho, el soci ha de ser sòlid en arquitectures d'integració, esdeveniments i dades. Si no entén com funcionen les APIs modernes i els models de dades, el projecte pot convertir-se en un nou silo d'informació.
En aquest context, la intel·ligència artificial ha canviat les expectatives sobre una intranet. Els empleats no volen navegar per menús infinits; volen preguntar i rebre una resposta útil. Una intranet amb IA permet cercar per intenció, resumir documents, recomanar contingut segons el rol i automatitzar accions directes, com ara obrir una incidència, sol·licitar un permís o actualitzar un registre. Parlem d'agents d'IA que operen dins de l'empresa, amb guies clares i supervisió humana. Per això s'utilitzen models de llenguatge grans, bases vectorials, generació augmentada per recuperació (RAG) i desplegaments privats a Azure AI Foundry o en infraestructura pròpia.
La intel·ligència artificial aplicada a processos empresarials no és un afegit decoratiu. Si es dissenya correctament, redueix treball manual, accelera respostes i genera coneixement a partir de dades no estructurades. Q2BSTUDIO, per exemple, integra IA amb arquitectures empresarials, assegurant que els permisos es respectin i que el sistema ofereixi traçabilitat de les respostes. Un bon proveïdor ha de ser capaç d'explicar com es controlen les al·lucinacions, com s'anclen les respostes a fonts corporatives i com s'audita l'ús de la IA.
La ciberseguretat no és negociable. Una intranet creada sense control d'accés adequat pot filtrar informació confidencial, incomplir el RGPD o exposar l'organització a un ciberatac. El soci ha d'implementar autenticació segura, rols i permisos granulars, registre d'activitat, xifratge en trànsit i en repòs, i revisió de pràctiques com les que recull OWASP. En entorns on la IA necessita connectar-se amb sistemes on-premises, calen túnels VPN o private endpoints. Si el proveïdor no proposa mesures de seguretat des del primer dia, no hauria de ser a la llista de finalistes.
Un altre criteri decisiu és la capacitat de mesurar resultats. Substituir SharePoint no és una finalitat en si mateixa. La intranet ha de contribuir a la productivitat del negoci. En un projecte seriós es defineixen KPI abans de començar: temps mitjà de cerca de documents, durada de sol·licituds internes, taxa d'adopció setmanal, reducció de correus, cost per procés. Després, l'equip construeix quadres de comandament i alertes que permeten veure si la solució està complint. Aquí entra en joc una capacitat complementària: el Business Intelligence. Un soci que entengui Power BI pot ajudar a visualitzar aquests indicadors i a convertir la intranet en un centre de decisions, no només en un repositori.
L'experiència pràctica del proveïdor també es nota en l'autonomia que deixa al client. Una bona solució no ha de generar dependència permanent de l'equip tècnic per fer canvis senzills. Interfície d'administració, panells d'edició i fluxos configurables permeten que l'àrea de comunicació o RRHH actualitzi continguts i processos sense escriure codi. A més, el coneixement s'ha de transferir amb documentació, formació i sessions d'acompanyament. Un soci que lliura el codi font i facilita la gestió interna aporta més valor a llarg termini.
Com comparar, doncs, les opcions disponibles? Cal construir un quadre d'avaluació amb diversos criteris: experiència en projectes semblants, composició de l'equip, metodologia, referències verificables, estructura de costos, suport postllançament, seguretat i capacitats d'IA/integració. Demaneu casos concrets i parleu amb clients anteriors. Pregunteu per què van fracassar altres projectes i què van fer per evitar-ho. No us conformeu amb demos atractives; la capacitat real es demostra en entorns de producció. Desconfieu de pressupostos excessivament baixos, de terminis irreals i de proveïdors que no expliquen amb claredat quina part de la feina es subcontracta.
Q2BSTUDIO representa el perfil de soci amb el qual és possible afrontar un projecte d'aquestes característiques. És una empresa de desenvolupament de programari i tecnologia que combina aplicacions a mida, intel·ligència artificial, cloud AWS/Azure, ciberseguretat, automatització i Business Intelligence. El seu equip treballa amb metodologies àgils, dissenya arquitectures segures i lliura solucions enfocades a resultats mesurables. No ven una llicència ni una plantilla; construeix un sistema adaptat al negoci, amb integracions reals i amb una visió de producte que el client pot operar i fer evolucionar.
En resum, el millor soci per substituir SharePoint no és el que mostra més pantalles, sinó el que millor entén el problema de negoci, sap construir programari robust, integra la IA amb seguretat i mesura l'impacte. La decisió correcta es basa en criteris tècnics i estratègics, no en modes. Una intranet moderna pot transformar la manera com treballa una companyia, però només si està en les mans adequades. Prendre's el temps d'avaluar a fons és la millor inversió abans d'embarcar-se en un canvi que afectarà tota l'organització.
