Per a moltes organitzacions, SharePoint ha estat la base de la intranet corporativa durant anys. Tanmateix, quan el volum de continguts creix, els fluxos es tornen complexos i la cerca d'informació es converteix en una tasca lenta, val la pena plantejar-se una substitució. Demanar una consultoria o proposta per a una intranet que substitueixi SharePoint no és un tràmit administratiu: és el moment de definir quin valor ha d'aportar la nova plataforma a l'operació del negoci. Aquest article ofereix una guia pràctica per fer-ho amb èxit, entenent el procés des de dins i sabent quines preguntes cal fer a un soci tecnològic.
Abans de contactar amb cap proveïdor, convé tenir clars els objectius. Una intranet moderna pot ser molt més que un lloc on guardar documents. Pot convertir-se en un centre de treball que doni suport a l'onboarding, a la gestió del coneixement i a la col·laboració entre equips. Per això, les àrees de recursos humans, comunicació interna, TI i operacions han de participar en la definició de necessitats. Si la direcció només vol 'canviar el SharePoint', el projecte perdrà l'oportunitat de resoldre processos ineficients que afecten la productivitat diària.
La manera correcta de sol·licitar una proposta és començar per un diagnòstic. Q2BSTUDIO, empresa de desenvolupament de programari i tecnologia, proposa un procés de descobriment en què l'equip tècnic i de negoci analitzen els fluxos actuals, les integracions amb altres sistemes i les restriccions tècniques. No es tracta de respondre un qüestionari genèric, sinó d'entendre amb detall com treballa cada àrea. Aquesta anàlisi permet identificar quins processos són candidats a automatització, on convé aplicar IA i quins han de conservar l'estructura actual per requisits de compliment.
Pots posar-te en contacte amb Q2BSTUDIO a través del seu lloc web, del correu electrònic o de la seva xarxa de partners. Per iniciar la conversa no necessites un dossier perfecte. N'hi ha prou amb explicar el problema que vols resoldre, els terminis que valores i les persones implicades. A partir d'aquí, l'equip organitzarà una sessió de descobriment d'uns 30 minuts o una oportunitat per alinear expectatives. En aquesta reunió es validen supòsits, s'analitzen indicadors de rendiment i s'identifica si l'abast és una migració completa o una evolució de la plataforma.
Una consultoria d'intranet ha de cobrir diversos fronts. En primer lloc, l'arquitectura de la informació: organització de continguts per departaments, rols, països o cicles de vida del document. En segon lloc, la seguretat i la governança: permisos per rol, registres d'auditoria, xifratge en trànsit i en repòs, i alineament amb regulacions com el GDPR. En tercer lloc, la integració: la nova intranet necessita connectar-se amb ERP, CRM, eines de Business Intelligence i serveis al núvol. En quart lloc, l'experiència d'usuari, perquè si l'eina no és intuïtiva, l'adopció fracassa.
Un dels components amb més impacte és la incorporació d'agents d'IA. En lloc d'un cercador que mostra enllaços, un assistent intern pot respondre preguntes a partir de la documentació corporativa, resumir informes, preparar reunions o encaminar incidències. Tècnicament, s'utilitzen arquitectures RAG per connectar els models de llenguatge amb bases de coneixement internes. La privacitat és crítica: l'accés als models s'ha de fer mitjançant connexions segures, xarxes privades i, en entorns cloud, endpoints restringits. Així, les dades confidencials no surten del perímetre definit per l'empresa.
La ciberseguretat és un pilar fonamental en qualsevol projecte que substitueixi SharePoint. Una intranet centralitza informació d'empleats, clients, finances, productes i projectes, per tant, una fallada d'accés pot tenir conseqüències greus. La consultoria ha d'incloure una avaluació de riscos, disseny de rols i permisos, mecanismes d'autenticació sòlids i l'opció de realitzar proves d'intrusió. A més, quan es publiquen continguts generats per IA, convé establir un flux de supervisió humana abans que les respostes es difonguin internament. D'aquesta manera es combina l'eficiència de l'automatització amb el control de qualitat.
Una altra decisió important és la infraestructura. Moltes organitzacions aprofiten la substitució de SharePoint per migrar al núvol. Una intranet es pot desplegar a AWS o Azure, amb serveis d'autoescalat, còpies de seguretat automàtiques i monitoratge continu. L'elecció entre núvol públic, privat o híbrid depèn de la sensibilitat de les dades i de la normativa sectorial. En la proposta s'han de comparar opcions i recomanar una arquitectura que equilibri rendiment, seguretat i cost. El desenvolupament a mida permet optimitzar el consum de recursos, evitant pagar per mòduls que mai no s'utilitzen.
L'analítica de negoci també forma part de la solució. Una intranet que substitueixi SharePoint pot incorporar quadres de comandament a Power BI per mesurar l'adopció del portal, el temps de resolució d'incidències, l'ús de documents o el progrés dels fluxos d'aprovació. Aquestes dades permeten a la direcció prendre decisions amb informació objectiva, en lloc de basar-se en percepcions. A més, els registres d'activitat ajuden a detectar colls d'ampolla. La millora contínua de la plataforma es recolza en aquestes mètriques, de manera que cada iteració s'orienta a resultats reals.
El cost d'una consultoria i proposta varia segons la complexitat i l'abast. No és el mateix una intranet per a una empresa local amb 50 usuaris que un entorn global amb integracions amb SAP, Salesforce i Active Directory. Una implantació enfocada pot estar en un rang orientatiu de 5.000 a 60.000 euros, amb retorn de la inversió en un termini de sis a dotze mesos. La proposta ha d'incloure una estimació d'hores, fases, lliurables, KPIs i una anàlisi de riscos. Així, el director financer pot avaluar la inversió amb transparència i comparar alternatives.
Els terminis de resposta també són rellevants. Quan un client es posa en contacte amb Q2BSTUDIO, l'habitual és que la primera conversa tingui lloc en una o dues setmanes. Si el projecte està ben delimitat, un MVP amb les funcionalitats essencials pot estar disponible en quatre o sis setmanes. Aquest prototip es valida amb usuaris reals i s'itera a partir de les dades d'ús. Aquest mètode redueix el risc de fer grans desenvolupaments que no responen a la necessitat real. Permet, a més, obtenir visibilitat primerenca i ajustar prioritats abans de completar tota la plataforma.
Un error comú és centrar-se exclusivament en el preu o en la tecnologia abans d'entendre el problema. Sol·licitar una proposta sense aportar informació sobre processos interns sol produir resultats genèrics. Per tant, és recomanable dedicar temps a recopilar evidències: tasques manuals que consumeixen hores, documents difícils de trobar, incidents repetits, temps d'onboarding, etc. Com més informació tingui el proveïdor, més precisa serà la solució. Una bona consultoria no té por de fer preguntes incòmodes, perquè sap que allà s'amaguen les majors oportunitats de millora.
En preparar la sol·licitud, convé incloure les dades següents: nombre d'usuaris, ubicacions geogràfiques, sistemes que s'han d'integrar, requisits de seguretat i compliment, volum de contingut a SharePoint, estructura organitzativa i expectatives de creixement. No cal que tot estigui detallat; el consultor pot ajudar a completar-ho. L'objectiu és que la proposta s'adapti realment al context de l'empresa. Com més claredat hi hagi sobre el punt de partida, més fàcil serà dissenyar un full de ruta realista, amb fases, fites i responsables.
Una altra bona pràctica és avaluar el proveïdor en funció de la seva capacitat d'entregar valor integral. No tots els equips tenen experiència en aplicacions a mida, intel·ligència artificial, integracions cloud i ciberseguretat alhora. Una empresa de programari que domina diverses disciplines ofereix una visió més sòlida i evita dependre de múltiples consultores. A més, és important revisar projectes anteriors, parlar amb referències i comprovar com gestionen la transferència de coneixement. La intranet no s'ha de convertir en una caixa negra que només el proveïdor sap mantenir.
Sol·licitar una proposta a Q2BSTUDIO és un procés senzill i estructurat. El primer pas és escriure a través del formulari de la web. Després es manté una reunió inicial per conèixer objectius, restriccions i pressupost. A continuació, l'equip tècnic elabora una arquitectura preliminar, dimensiona el projecte i prepara una proposta amb fases. Finalment, se celebra una sessió conjunta per ajustar el detall i resoldre dubtes. Q2BSTUDIO combina el desenvolupament d'aplicacions a mida, la intel·ligència artificial i l'automatització de processos per construir intranets que generen resultats mesurables.
Una intranet que substitueixi SharePoint no hauria de ser només un projecte de TI. És una oportunitat per redissenyar l'experiència digital dels empleats i per convertir la informació en acció. Amb la combinació adequada de programari, IA, seguretat, núvol i analítica, la nova plataforma pot accelerar la presa de decisions, reduir el treball repetitiu i millorar la comunicació interna. Per tot això, sol·licitar una consultoria o proposta és el primer pas cap a una transformació pràctica i mesurable del lloc de treball digital.
