El coneixement corporatiu és un dels actius menys aprofitats de les empreses. La informació està dispersa en correus, fitxers compartits, aplicacions internes i la ment dels empleats. Una intranet corporativa amb cerca d’IA resol aquest problema connectant totes les fonts de dades amb una interfície senzilla on l’usuari pregunta i rep respostes precises. A Madrid, cada cop més companyies busquen aquest tipus de solució per accelerar la seva transformació digital.
Q2BSTUDIO, empresa especialitzada en desenvolupament de programari i tecnologia, aborda aquests projectes amb una metodologia orientada a resultats. El seu equip combina la creació d’aplicacions a mida amb la integració de sistemes empresarials i l’ús pràctic de la intel·ligència artificial. L’objectiu no és instal·lar una eina més, sinó construir el centre digital des d’on els equips treballin cada dia.
Un cas representatiu va tenir lloc en una empresa madrilenya del sector logístic. Amb una plantilla d’operacions d’aproximadament vint persones, la companyia arrossegava sobrecostos per la duplicació de tasques i per la manca d’una visió unificada dels processos. Els responsables volien una intranet que no només emmagatzemés documents, sinó que ajudés a resoldre incidències, localitzar informació i automatitzar sol·licituds internes.
La primera fase del projecte va consistir en una anàlisi dels fluxos de treball i dels sistemes implicats. Q2BSTUDIO va fer entrevistes amb els comandaments intermedis, va revisar els processos administratius i va definir un quadre d’indicadors abans d’escriure una sola línia de codi. Aquesta etapa va ser essencial per prioritzar els casos d’ús: la cerca de contractes, l’alta de proveïdors, la resolució d’incidències de TI i l’accés a procediments interns.
La solució final va ser un portal web a mida, desenvolupat com a aplicació mòbil i d’escriptori, que integrava un cercador semàntic amb IA. A diferència d’una cerca per paraules clau, el sistema era capaç d’entendre la intenció de l’usuari. Per exemple, un empleat podia escriure “quin és el procediment per retornar una comanda defectuosa?” i la IA localitzava el document, resumia els passos i mostrava un enllaç directe al formulari corresponent.
Per aconseguir-ho, la intranet es va connectar amb l’ecosistema tecnològic existent: SharePoint, Microsoft Teams, l’ERP i un CRM personalitzat. La barra de cerca apareixia al portal i també dins de Teams, de manera que els treballadors no havien de canviar d’aplicació. Les respostes es generaven a partir del contingut corporatiu, amb referències a les fonts, cosa que augmentava la confiança en l’assistent.
El motor de la solució es va recolzar en agents d’IA dissenyats per a tasques específiques. Hi havia un agent encarregat de classificar les sol·licituds entrants, un altre responsable d’extreure dades de l’ERP i un tercer especialitzat a redactar respostes seguint el to i les polítiques de l’empresa. La coordinació entre aquests agents es va gestionar mitjançant un orquestrador d’automatització amb reintents, registres i alertes davant d’errors.
La ciberseguretat es va integrar des del disseny. L’accés a la intranet es va controlar mitjançant el directori actiu i es van aplicar rols granulars. A més, les connexions amb sistemes interns es van establir a través de túnels VPN i xarxes privades, de manera que les dades confidencials no quedessin exposades a internet. Aquesta arquitectura va permetre complir amb el RGPD i amb les polítiques d’auditoria de la companyia.
La infraestructura es va desplegar en cloud AWS/Azure. Q2BSTUDIO va triar una arquitectura híbrida que combina serveis gestionats d’IA, bases de dades al núvol i connexió segura amb els sistemes on-premise. Aquesta decisió va oferir escalabilitat sense renunciar al control. A mesura que el nombre d’usuaris i consultes creixia, la plataforma responia sense degradacions i amb un cost previsible.
El mesurament de resultats va ser un altre pilar del projecte. La intranet registrava les consultes realitzades, el temps de resposta, les tasques automatitzades i el nivell de satisfacció de l’usuari. Tota aquesta informació es va abocar en un quadre de comandament basat en Business Intelligence / Power BI, on la direcció podia comparar el rendiment abans i després del llançament. Aquesta visibilitat va ser clau per detectar millores addicionals.
El desplegament es va fer de manera gradual. Les primeres setmanes es va treballar amb un grup pilot de vuit usuaris, que va aportar comentaris sobre la interfície, la qualitat de les respostes i els fluxos d’aprovació. Després es va ampliar a tot el departament i es va executar un pla de comunicació interna per resoldre dubtes i fomentar l’ús. L’adopció va ser notablement ràpida perquè l’eina resolía problemes reals des del primer dia.
En termes quantitatius, l’empresa va aconseguir reduir el treball manual en gairebé un 40% en els processos de back office i va retallar el temps mitjà de resolució d’incidències en més d’un 30%. La taxa d’error va baixar i l’equip va poder dedicar més hores a tasques de valor afegit. Aquestes xifres es van assolir en un termini aproximat de tres mesos des de l’inici del desenvolupament.
Més enllà dels indicadors, el canvi més visible va ser cultural. Els empleats van deixar de fer còpies de seguretat de fitxers als seus equips i van començar a confiar en la intranet com a font única de veritat. El cercador amb IA es va convertir en la porta d’entrada al coneixement, reduint la dependència de la memòria i dels correus antics.
Per a una companyia que valori un projecte similar, la clau és no començar per la tecnologia, sinó pels processos. Q2BSTUDIO recomana una fase de descobriment en la qual es defineixin els indicadors d’èxit, es quantifiqui el cost dels processos actuals i s’identifiquin les integracions crítiques. Només aleshores té sentit triar les eines i els models d’IA.
Q2BSTUDIO ofereix també serveis complementaris d’automatització de processos, ciberseguretat, consultoria cloud i Business Intelligence. La seva experiència en aplicacions a mida permet que la intranet evolucioni amb l’empresa, sense quedar limitada per les funcionalitats d’un producte tancat. Cada implementació s’entrega amb documentació i formació perquè el client sigui cada cop més autònom.
La intranet corporativa amb cerca d’IA a Madrid no és una tendència passatgera. És una resposta concreta a una necessitat real: trobar el coneixement adequat en el moment adequat. Q2BSTUDIO demostra en cada projecte que la tecnologia, aplicada amb rigor, produeix resultats mesurables en poques setmanes.
