Una intranet corporativa amb IA és molt més que un repositori de documents. És un sistema que combina aplicacions a mida, automatització, cerca intel·ligent i agents d'IA perquè les persones trobin respostes i executin tasques sense fricció. No obstant això, la tecnologia és només una part del projecte. L'altra part, igualment crítica, és saber qui ha de participar en l'equip que la definirà, la construirà i l'operarà. Una intranet amb IA no es decideix en un silo: requereix un equip transversal, amb rols clars i governança des del primer dia.
El patrocinador executiu és la persona amb pressupost i autoritat per prioritzar. La seva funció no és assistir a totes les reunions, sinó garantir que el projecte no quedi bloquejat per decisions internes. Quan apareix un conflicte entre departaments, el patrocinador l'ha de resoldre. Sense aquesta figura, una intranet amb IA sol perdre impuls i quedar reduïda a un experiment.
El product owner o responsable de processos és qui ha de viure el problema. La seva missió consisteix a definir quina informació és crítica, quins fluxos s'han d'automatitzar i quins resultats espera l'empresa. A diferència del líder tècnic, aquest rol se centra en el valor de negoci. Necessita poder decidir sobre l'abast del MVP i sobre les prioritats de cada iteració. Si no hi ha cap persona amb aquesta responsabilitat, cada departament intentarà imposar les seves pròpies necessitats i el projecte es dispersarà.
Els usuaris de negoci són imprescindibles no com a espectadors, sinó com a codissenyadors. Els empleats d'operacions, atenció al client, finances o recursos humans coneixen les dreceres reals, els termes que s'usen en les cerques i els permisos que haurien d'existir. Involucrar-los en tallers de descobriment evita construir una intranet que ningú necessita. A més, els usuaris ajuden a formar la resta de l'equip i a detectar els casos d'ús que aporten valor ràpid.
L'equip de TI i suport tècnic ha de participar des de l'arquitectura. És el responsable d'integrar la intranet amb els sistemes existents: directori actiu, SharePoint, Teams, ERP o CRM. També ha de validar com es connecten els serveis al cloud AWS/Azure amb les dades internes, i què implica l'ús d'agents d'IA en termes de xarxa, permisos i seguretat. Un error habitual és pensar que la IA es pot afegir al final sense tocar la infraestructura. En realitat, la qualitat de la cerca depèn de la qualitat de les connexions i de la neteja de les dades.
El responsable de ciberseguretat ha de revisar cada decisió abans d'implementar-la. Una intranet amb IA processa informació sensible, documents interns i dades personals. Cal definir rols d'accés, xifratge en trànsit i en repòs, registre d'auditoria i un pla de resposta davant incidents. En sectors regulats, el departament legal o de compliment ha de participar en el disseny, no al final. Això redueix retreballs i evita que una funcionalitat innovadora quedi bloquejada per un problema normatiu.
El responsable de dades o data steward és un rol que moltes empreses obliden. La IA no pot oferir bones respostes si les dades d'origen estan desactualitzades, duplicades o mal classificades. Aquesta persona defineix qui pot crear, editar i arxivar continguts, quines metadades s'han d'incloure i com es mesura la qualitat de la informació. Sense governança de dades, la intranet es converteix en un cercador d'errors.
Recursos humans i comunicació interna també formen part de l'equip. L'adopció d'una intranet amb IA depèn que les persones l'entenguin i hi confiïn. El departament de comunicació ha de preparar guies, FAQ i formació. RRHH pot liderar el canvi cultural, mentre que els ambaixadors interns ajuden a estendre l'ús a cada àrea. No es tracta d'una fase final de màrqueting intern: la comunicació ha d'acompanyar tot el cicle.
El perfil d'IA i automatització és el que dissenya els fluxos amb agents d'IA, defineix els prompts, tria els models i estableix mecanismes de supervisió humana. No totes les empreses tenen aquest perfil internament. Una alternativa habitual és incorporar-lo mitjançant un partner extern. Q2BSTUDIO, com a empresa de desenvolupament de programari i tecnologia, cobreix aquesta funció combinant aplicacions a mida i serveis d'IA, amb experiència en desplegaments al cloud AWS/Azure i en integracions amb sistemes empresarials. La seva participació aporta una visió pràctica: no es tracta d'usar IA per usar, sinó de connectar-la a processos concrets i mesurables.
El comitè de direcció o steering group ha de ser petit. Un grup de tres a cinc persones és suficient per prendre decisions ràpides. Per exemple, el poden formar el patrocinador executiu, el product owner, el responsable de TI, el responsable de seguretat i un representant d'usuaris. Es reuneix cada dues o tres setmanes per revisar avenços, indicadors i riscos. Un comitè massa gran alenteix les decisions i dilueix la responsabilitat.
A més dels rols, cal definir qui no participa. La intranet no pot ser gestionada per un comitè de vint persones ni per un sol departament sense contacte amb el negoci. Cada participant ha de tenir un objectiu clar i un temps assignat. Les reunions llargues sense decisions concretes són el major indicador que l'equip no està ben configurat.
Un altre aspecte clau és el pla d'operació posterior. Una intranet amb IA requereix manteniment: revisar la qualitat de les respostes, actualitzar els models, ajustar permisos, monitoritzar costos i ampliar la cobertura documental. L'empresa ha de nomenar un responsable de producte a llarg termini. Si la intranet queda abandonada després del llançament, la confiança dels usuaris es perd ràpidament.
La tecnologia també condiciona l'estructura de participació. En projectes on la intranet es recolza en cloud AWS/Azure, els equips de TI i seguretat han de validar la connectivitat, les identitats i el compliment. Si s'integra amb eines de BI/Power BI, el responsable de reporting ha de participar per definir quines dades apareixen als quadres de comandament i com es relacionen amb la cerca. I si l'abast inclou agents d'IA, cal definir quan una acció s'executa automàticament i quan requereix aprovació humana.
Q2BSTUDIO recomana començar amb un descobriment breu, en què es mapegen els processos actuals, els sistemes implicats i les persones clau. Aquest taller inicial serveix per decidir quins perfils han de ser al comitè i quina formació necessiten. No cal tenir tots els rols definits el primer dia, però sí convé designar el patrocinador i el product owner abans de començar. A partir d'aquí, es construeix un MVP en poques setmanes i s'itera amb el feedback dels usuaris.
En definitiva, una intranet corporativa amb IA es construeix amb un equip mixt on caben rols de negoci, tecnologia, dades, seguretat i comunicació. L'objectiu no és reunir moltes persones, sinó donar a cadascuna una responsabilitat concreta. Amb un bon patrocinador, un product owner clar, perfils tècnics capaços, governança de dades i el suport d'un soci com Q2BSTUDIO, la intranet deixa de ser un projecte intern més i es converteix en una eina que redueix treball manual i millora la presa de decisions.
