Elegir una intranet que sustituya a SharePoint no debería empezar por comparar catálogos de funciones. La decisión es estratégica: define cómo se compartirá el conocimiento, cómo se automatizarán procesos y cómo se gobernará la información durante los próximos años. Muchas organizaciones buscan un clon de SharePoint y pierden la oportunidad de repensar la experiencia del empleado, la integración con datos operativos y el papel real de la IA en el trabajo diario.
Antes de pedir propuestas, conviene responder a una pregunta básica: ¿qué problema concreto queremos resolver? Una intranet puede servir para reducir el tiempo de onboarding, unificar fuentes de datos, agilizar aprobaciones o eliminar correos internos. Cada objetivo exige indicadores distintos. Por eso, la primera conversación con un proveedor debería centrarse en los flujos de trabajo actuales y en las métricas que hoy no se están midiendo, no en demos de diseño.
La segunda cuestión es la arquitectura. Una intranet moderna no es solo un repositorio de documentos: es una plataforma que conecta personas, sistemas y datos. Pregunta si la solución puede integrarse con ERP, CRM, herramientas de productividad y bases de datos propias. En este punto, tiene sentido pensar en una aplicación a medida que se adapte a los procesos reales de la compañía, en lugar de obligar a la plantilla a adaptarse a la rigidez de un producto genérico.
La tercera pregunta es qué papel tendrá la automatización y la inteligencia artificial. Muchas empresas ya usan IA para tareas aisladas, pero el valor aparece cuando los modelos actúan sobre procesos completos: clasificar solicitudes, redactar respuestas, extraer datos de documentos, recomendar contenidos. Pregunta al proveedor si tiene experiencia en proyectos de Inteligencia artificial aplicados a entornos corporativos y en la creación de agentes IA que trabajen con fuentes de datos internas y externas.
La cuarta cuestión es la seguridad. Una intranet almacena información sensible, documentos legales, datos de clientes y conversaciones internas. Necesitas saber cómo se gestionan los accesos, si existe auditoría de actividades, cómo se protegen los datos en tránsito y en reposo, y si la solución cumple con el RGPD. Pregunta también por la ciberseguridad del conjunto: pruebas de penetración, protocolos de conexión segura y políticas de actualización.
La quinta pregunta es la visibilidad de la información. Una intranet no debería ser un pozo de documentos sin retorno. Conviene saber cómo se van a generar cuadros de mando, alertas y reportes. Aquí entra el valor del Business Intelligence y de herramientas como Power BI: cuando los datos de la intranet se conectan con indicadores de negocio, los responsables pueden detectar cuellos de botella y oportunidades de mejora con datos objetivos.
La sexta cuestión es la plataforma tecnológica subyacente. Las infraestructuras cloud de AWS o Azure permiten desplegar la intranet con alta disponibilidad, escalabilidad y modelos de pago flexibles. Pregunta si el proveedor trabaja con estas plataformas, si puede configurar entornos privados y si tiene experiencia en despliegues híbridos que combinen servicios locales y nube.
La séptima pregunta está relacionada con la autonomía. Un proveedor que entrega un proyecto y desaparece no es un socio. Necesitas saber si tu equipo podrá gestionar la intranet sin depender de consultoría permanente. Pregunta por la formación, la documentación y la entrega del código fuente. Una buena práctica es exigir una aplicación que permita a los usuarios de negocio configurar flujos, mensajes e indicadores sin escribir código.
La octava cuestión es el coste total y el plazo. No basta con el presupuesto inicial: hay que considerar el mantenimiento, las licencias, la formación y las evoluciones futuras. Pregunta si el proveedor ofrece un proyecto piloto, cuánto dura el primer entregable, y cómo se mide el retorno de la inversión. Una implementación que no está ligada a resultados difícilmente será sostenible.
Conviene preguntar también por el modelo de trabajo. ¿Quién forma parte del equipo? ¿Hay un perfil técnico, un perfil funcional y un responsable de seguridad? ¿Cómo se toman las decisiones durante el proyecto? Las metodologías ágiles permiten ajustar el alcance con feedback continuo, pero exigen que la empresa cliente participe activamente en las sesiones de trabajo.
También es importante aclarar el soporte post-implantación. ¿Qué ocurre cuando aparece un error o se necesita una nueva funcionalidad? ¿El proveedor ofrece un acuerdo de nivel de servicio? ¿Las actualizaciones son automáticas? Estas condiciones definen la relación a largo plazo y evitan sorpresas cuando la intranet ya es parte crítica del día a día.
No hay que olvidar la experiencia del empleado. La mejor arquitectura del mundo no sirve si las personas no encuentran lo que buscan. Pregunta por la facilidad de uso, la velocidad de búsqueda, la personalización del contenido y la accesibilidad. Una intranet que requiere demasiados clics para realizar una tarea será abandonada.
Tampoco conviene ignorar la integración con SharePoint. En muchas empresas, SharePoint sigue siendo el hogar histórico de documentos y sitios de equipo. Una estrategia realista no tiene por qué eliminar SharePoint de un día para otro. Pregunta si la nueva intranet puede convivir con SharePoint durante una transición, sincronizando contenidos y permisos para evitar cortes de acceso.
Además de las preguntas operativas, conviene evaluar el equipo que habrá detrás del proyecto. ¿El proveedor cuenta con perfiles de desarrollo, diseño y arquitectura? ¿Puede ampliar el equipo si el alcance crece? ¿Qué canal de comunicación se utilizará durante la implantación? La sensación de tener un interlocutor directo, que entiende tanto el negocio como la tecnología, suele marcar la diferencia entre un proyecto mediocre y uno excelente.
La pregunta final es cómo medir el éxito. Define indicadores antes de empezar: tiempo medio de onboarding, horas ahorradas en procesos administrativos, velocidad de respuesta a solicitudes internas, satisfacción de los empleados. Estos datos permitirán justificar la inversión y decidir las siguientes fases de evolución.
Q2BSTUDIO aborda este tipo de proyectos desde una perspectiva integral. No se limita a instalar un producto: combina desarrollo de software a medida, automatización de procesos, ciberseguridad, cloud AWS/Azure y Business Intelligence para construir intranets que generan resultados operativos. Su enfoque incluye una fase de descubrimiento para mapear procesos y KPIs, un MVP en pocas semanas y una entrega progresiva con formación para que el cliente sea autónomo.
Elegir el proveedor adecuado no es una decisión técnica, es una decisión de negocio. Las preguntas anteriores ayudan a separar a los vendedores de software de los socios tecnológicos reales. Un buen socio no solo responde: te enseña a hacer mejores preguntas y te acompaña después de la puesta en marcha.
